Conciliación bancaria
La conciliación bancaria es un proceso que consiste en comparar los movimientos contables que ha anotado la empresa con el extracto bancario que emite la entidad financiera.
Con este proceso se puede comprobar si los apuntes contables que tiene registrados una empresa de sus cuentas de ahorros o cuentas corrientes coinciden con los que el banco suministra periódicamente.
Para llevar a cabo la conciliación bancaria, la empresa irá registrando todos los movimientos que realiza a través de banco en un libro diario de contabilidad que suele estar informatizado y vinculado con los libros mayores de las cuentas implicadas. De esta forma se puede sacar un extracto de la cuenta contable correspondiente al banco deseado.
A su vez, el banco realiza los mismos apuntes en su libro de registro de forma que pueda emitir un extracto al cliente cuando este se lo solicite.
Cuando el cliente recibe el extracto con los movimientos bancarios, es el momento de sacar su extracto contable y conciliarlos. Esto consiste en comparar los movimientos de ambos documentos y verificar que coinciden.
En caso de existir diferencias pueden deberse a diferentes motivos:
Que el momento en el que se han registrado los movimientos no coincidan en el tiempo. Por ejemplo, la empresa puede anotar a día 31 el mes que ha llevado un cheque al banco y el banco puede ser que lo ingrese el día 01 en la cuenta del cliente.
Que a la empresa se le haya pasado anotar algún ingreso o gasto que haya llegado de forma automática al banco. En ese caso, la empresa puede anotar las correcciones o ajustes que vea oportunos. Pero si la empresa no está conforme con el movimiento, puede solicitar el retroceso del mismo siempre que esté dentro del plazo establecido.
Que el banco haya anotado algo indebido en la cuenta del cliente. En ese caso, mediante un escrito la empresa puede solicitar su regularización.
Las diferencias más comunes que se suelen detectar entre las consignaciones registradas en los libros y los extractos bancarios son por las notas de débito, los cheques girados no cobrados todavía o por créditos que la empresa tiene registrados pendientes de hacerse efectivos.
El proceso de conciliación bancaria no es un acto obligatorio. Pero si es muy recomendable porque ayuda a mostrar una imagen fiel de la empresa al llevar la contabilidad al día y así poder contar con información actualizada y relevante en la toma de decisiones sobre el control de los recursos económicos.
Hoy en día la mayoría de las empresas cuentan con programas de contabilidad para realizar la conciliación de forma automática gracias a que las entidades bancarias, a través de la banca electrónica, ponen a disposición de sus clientes el cuaderno 43 por el que se pueden descargar los extractos bancarios e introducirlos en los programas de contabilidad. Estas conciliaciones automáticas facilitan mucho el trabajo y sirven para detectar anomalías de una forma ágil y sencilla.